Zapier & Make 2025: Tự động hóa workflow với AI - 100+ automation templates thực chiến

Automation là chìa khóa để scale business mà không cần thuê thêm người. Với Zapier/Make + AI, bạn có thể tự động hóa 80% công việc lặp lại.

PHẦN 1: ZAPIER VS MAKE

So sánh chi tiết:

Tiêu chí	Zapier	Make (Integromat)
Ease of use	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐
Apps	6,000+	1,500+
Pricing	$20-$600/tháng	$9-$299/tháng
Free tier	100 tasks/tháng	1,000 ops/tháng
Visual builder	Linear	Visual (flowchart)
Complexity	Simple	Advanced
AI integration	✅ Good	✅ Better

Kết luận:

• Zapier: Dễ dùng, nhiều apps, đắt hơn.
• Make: Phức tạp hơn, rẻ hơn, powerful hơn.

---

PHẦN 2: ZAPIER CHI TIẾT

Khái niệm cơ bản:

Zap = Automation workflow:

• Trigger: Sự kiện khởi động (VD: Email mới).
• Action: Hành động thực hiện (VD: Lưu vào Notion).

Ví dụ đơn giản:

Trigger: Gmail - New email
Action: Notion - Create database item

Tính năng nâng cao:

1. Multi-step Zaps:

1. Gmail - New email
2. ChatGPT - Summarize email
3. Notion - Save summary
4. Slack - Send notification

2. Filters:

Only continue if:
- Email subject contains "urgent"
- Sender is from @company.com

3. Paths (If/Else):

If email is from client:
  → Save to "Clients" database
Else:
  → Save to "General" database

4. Delay:

1. New lead from form
2. Delay 1 hour
3. Send follow-up email

---

PHẦN 3: 20 AUTOMATION WORKFLOWS THỰC CHIẾN

1. Email → Notion (Knowledge Base)

Trigger: Gmail - New email với label "Important"

Actions:

1. ChatGPT - Summarize email (200 words).
2. Notion - Create page trong "Emails" database.
3. Slack - Notify team.

Thời gian tiết kiệm: 30 phút/ngày.

---

2. Lead Generation → CRM

Trigger: Typeform - New submission

Actions:

1. ChatGPT - Qualify lead (score 1-10).
2. If score >= 7:
   • Add to HubSpot as "Hot Lead".
   • Send email to sales team.
3. Else:
   • Add to Mailchimp nurture sequence.

ROI: Tăng 40% conversion rate.

---

3. Social Media Monitoring

Trigger: Twitter - New mention of "@YourBrand"

Actions:

1. ChatGPT - Analyze sentiment (positive/negative/neutral).
2. If negative:
   • Create Jira ticket.
   • Notify customer support.
3. If positive:
   • Save to "Testimonials" database.

Thời gian tiết kiệm: 2 giờ/ngày.

---

4. Content Publishing Workflow

Trigger: Notion - New page với status "Ready to Publish"

Actions:

1. Get content từ Notion.
2. ChatGPT - Generate SEO meta description.
3. WordPress - Create post.
4. Buffer - Schedule social media posts.
5. Update Notion status → "Published".

Thời gian tiết kiệm: 1 giờ/post.

---

5. Meeting Notes → Action Items

Trigger: Google Calendar - Meeting ended

Actions:

1. Otter.ai - Get transcript.
2. ChatGPT - Extract action items.
3. Todoist - Create tasks.
4. Slack - Send summary to team.

Thời gian tiết kiệm: 15 phút/meeting.

---

6. Customer Support Automation

Trigger: Gmail - New email to support@

Actions:

1. ChatGPT - Categorize issue (billing/technical/general).
2. If billing:
   • Forward to billing team.
3. If technical:
   • Create Zendesk ticket.
   • Send auto-reply với KB articles.

Thời gian tiết kiệm: 50% support time.

---

7. Invoice Automation

Trigger: Stripe - Payment succeeded

Actions:

1. Generate invoice (PDF).
2. Send email to customer.
3. Save to Google Drive.
4. Update accounting spreadsheet.

Thời gian tiết kiệm: 10 phút/invoice.

---

8. Backup Automation

Trigger: Schedule - Every day at 2am

Actions:

1. Export Notion workspace.
2. Export Airtable bases.
3. Backup to Google Drive.
4. Send confirmation email.

Peace of mind: Priceless.

---

9. Newsletter Automation

Trigger: Schedule - Every Monday 9am

Actions:

1. Get top 5 blog posts (by views).
2. ChatGPT - Write newsletter intro.
3. Mailchimp - Create campaign.
4. Send test email.

Thời gian tiết kiệm: 2 giờ/tuần.

---

10. Expense Tracking

Trigger: Gmail - Receipt email

Actions:

1. Extract attachment (PDF).
2. ChatGPT - Extract amount, vendor, category.
3. Google Sheets - Add row.
4. If amount > $500:
   • Notify manager for approval.

Thời gian tiết kiệm: 1 giờ/tuần.

---

PHẦN 4: AI INTEGRATION

ChatGPT trong Zapier:

Use cases:

• Summarize text.
• Extract data.
• Generate content.
• Classify/categorize.
• Translate.

Prompt template:

You are a [role].
Task: [task description]
Input: [dynamic data from trigger]
Output format: [JSON/text/etc]

Ví dụ:

You are an email assistant.
Task: Summarize this email in 3 bullet points.
Input: {{email_body}}
Output format: Plain text, 3 bullet points.

---

PHẦN 5: PRICING & ROI

Zapier Pricing:

Free: 100 tasks/tháng (1 Zap, 2 steps).

Starter ($20/tháng): 750 tasks, multi-step Zaps.

Professional ($50/tháng): 2,000 tasks, unlimited Zaps.

Team ($400/tháng): 50,000 tasks, team features.

Make Pricing:

Free: 1,000 operations/tháng.

Core ($9/tháng): 10,000 operations.

Pro ($16/tháng): 10,000 operations + advanced features.

Teams ($29/tháng): 10,000 operations + team.

ROI Calculation:

Trước automation:

• Email processing: 1 giờ/ngày × $50/giờ = $50/ngày.
• Data entry: 2 giờ/ngày × $50/giờ = $100/ngày.
• Total: $150/ngày = $3,000/tháng.

Sau automation:

• Zapier Pro: $50/tháng.
• Time saved: 3 giờ/ngày = $150/ngày = $3,000/tháng.

ROI: 6,000% 🚀

---

PHẦN 6: BEST PRACTICES

1. Start Small:

• Automate 1 task trước.
• Test thoroughly.
• Scale dần.

2. Error Handling:

• Add filters để tránh lỗi.
• Set up email notifications khi Zap fails.
• Review logs regularly.

3. Documentation:

• Document mỗi Zap (purpose, trigger, actions).
• Share với team.

4. Monitor:

• Track task usage.
• Optimize Zaps để giảm tasks.
• Review monthly.

---

PHẦN 7: ADVANCED TIPS

1. Webhooks:

• Trigger Zaps từ custom apps.
• Send data to external APIs.

2. Code Steps (JavaScript/Python):

• Custom logic không có sẵn.
• Data transformation.

3. Sub-Zaps:

• Reuse logic across multiple Zaps.
• Easier maintenance.

4. Batch Processing:

• Process multiple items cùng lúc.
• Reduce task count.

---

PHẦN 8: COMMON MISTAKES

❌ Mistake 1: Over-automation

• Automate mọi thứ → Phức tạp, khó maintain.
• Solution: Chỉ automate tasks lặp lại, tốn thời gian.

❌ Mistake 2: No Error Handling

• Zap fails → Không biết.
• Solution: Set up notifications, add filters.

❌ Mistake 3: Không Test

• Deploy ngay → Lỗi ở production.
• Solution: Test với sample data trước.

❌ Mistake 4: Hardcode Values

• Hardcode email, names → Khó update.
• Solution: Dùng variables, lookup tables.

---

KẾT LUẬN

Automation với Zapier/Make + AI là game-changer. Bạn có thể:

• Tiết kiệm 20+ giờ/tuần.
• Scale business mà không cần thuê thêm người.
• Focus vào high-value work.

Lời khuyên:

• Start với Zapier free tier để học.
• Upgrade lên Make khi cần advanced features.
• Combine với AI (ChatGPT, Claude) để unlock full potential.

Next steps:

1. List 10 tasks lặp lại nhất.
2. Automate 1 task/tuần.
3. Sau 10 tuần, bạn sẽ tiết kiệm 20+ giờ/tuần.